Desgraciadamente muy pocos empresarios llevan a cabo esta reflexión; el día a día, las preocupaciones financieras o las mejoras en cuanto uno tiene un «hueco» mental siempre nos abordan, pues parece que el ser humano, guiado por sus instintos, olvida siempre asentar lo que ya tiene antes de seguir incrementándolo.

Pero lo cierto es que no conozco a ningún empresario que aún, por pequeño que sea, tras explicarle en que consiste un Sistema de Gestión, haya dicho que no le hace falta. ¿Porqué la mayoría no lo tienen? simplemente porque desconocen lo que es y como puede llegar a ayudarles, en parte culpa nuestra, de los «consultores», que durante años hemos revestido estos términos de un «mantra» de complejidad irreal que justificara los honorarios cobrados por su realización.

En esencia, un Sistema de Gestión no es ni mas ni menos que documentar como deben llevarse a cabo las tareas en una organización, controlar que se hagan según lo establecido y prepararse para responder ante posibles fallos, documentándolos y analizando sus causas para que no se vuelvan a repetir. Una vez entendido esto, puede uno ya acudir a cualquiera de los estandares, nacionales o internacionales, para obtener una guía y un apoyo mas completo a la hora de llevarlo a cabo (ISO 9001, AS 8001, etc, etc).

Los beneficios prácticos de tener las actividades de una organización bien descritas son muchos, pero vamos a enumerar los 3 mas evidentes:

1.- Permite definir (y exigir) responsabilidades, pues cada cual en la organización sabe que actuaciones debe llevar a cabo y como hacerlas, incluso como proceder cuando no pueda hacerlas.

2.- Permite incorporar o sustituir rápidamente a las personas, evitando largos procesos de incorporación (a veces es mas difícil incorporar un administrativo a una pyme que a un banco).

3.- Permite conocer las debilidades de la organización y, sobre todo, estudiar y aprender de los fallos para tratar que no vuelvan a ocurrir.

Sin duda, en QMA Consultores creemos que si un Sistema de Gestión permite a un pequeño empresario controlar esos 3 factores, habremos aportado realmente valor con nuestros servicios de consultoría a nuestros clientes, y lo cierto es que cuando la mayoría de ellos mantienen nuestros servicios y nos recomiendan a sus conocidos, no debemos estar haciéndolo del todo mal….