Tu empresa está creciendo y notas que cada vez es mas complicado controlar las actividades? Tienes la sensación permanente de no estar controlándolo todo y dedicas tiempo extra a realizar resúmenes de gestión y/o control? y lo que es mas peligroso, estas seguro de que no pierdes dinero mientras creces? Tras la crisis, las organizaciones que han sobrevivido empiezan a tener leves síntomas de mejoría y, sin duda, uno de los primeros es el incremento de nuevos clientes.

La alegría de, por fin, volver a sendas de crecimiento e ir incrementando nuestra cartera de clientes puede ser un arma de doble filo. Como bien decía un anuncio hace años, la potencia, sin control, no sirve de nada, y debido a que aún arrastramos los efectos de la crisis económicas, muchas organizaciones comienzan a crecer sin invertir lo mínimo en control dando prioridad a las ventas sobre la gestión de sus productos o servicios.

Esto no es necesariamente «bueno», puesto que crecer sin saber de forma mas o menos exacta hasta que punto estamos siendo eficientes, supone, como ya hemos comentado en otras ocasiones, incurrir en mayores pérdidas para la empresa, aunque esas pérdidas no den la cara debido al crecimiento de los flujos de tesorería. 

Por ello es muy importante disponer de una serie de elementos o guías mínimas que nos ayuden y, sobre todo, nos apoyen durante las fases de crecimiento, como son:

1. Documentar nuestros procesos: Esto es, si tenemos claramente documentado que se debe hacer en cada momento, a quien debe reportarse, como debe documentarse y a quien acudir en caso de problemas, no solo ayudaremos a nuestro personal sino que facilitaremos el proceso de incorporación de nuevo personal a nuestra organización.
2. Establecer criterios de control: No podemos conformarnos simplemente con atender a nuestros clientes… debemos controlar que se los atiende bien, en los plazos previstos y habiendo cumplido sus requisitos. Cuando empezamos a incumplir plazos o compromisos, debemos reaccionar rápidamente pues es señal de que no estamos dotándonos de los recursos necesarios para cumplir lo comprometido (personal, equipos de trabajo, almacén….).
3. Establecer criterios de rentabilidad: Prestar servicios no rentables es perder dinero… si caemos en el error de hacerlo bajo la esperanza de hacerlos rentables algún día, estamos ajustando la soga al cuello financiero de nuestra organización…. y para ganar un 2% o un 3% es mejor invertir en renta fija: No requiere de 14 horas de trabajo al día y genera la misma rentabilidad…
4. Medir, analizar, controlar…. Desde la presentación de ofertas comerciales hasta la finalización del servicio o entrega del producto, todo es medible en una organización. Para que este proceso de medir sea eficiente, basta con que cada trabajador controle y documente de forma eficaz su propio trabajo, y no caer en el error de andar todo el día persiguiendo al personal para que nos informen de la situación. En esto, la tecnología Cloud ha supuesto una autentica revolución para las pymes, con herramientas que permiten un control permanente en tiempo real de las actividades de todo el personal de las organizaciones, sea cual sea su puesto o función. De esta forma se eliminan las horas y horas improductivas de realización de listados o excels de control que no llevan mas que a perder el tiempo.
5. Mejorar. Las mejoras vienen normalmente por 2 caminos: Aprendizaje ante errores o fallos o iniciativa propia. Solamente un sistema de comunicaciones continua en una organización puede permitir esta dinámica de forma que redunde en la propia organización; en caso contrario, cada uno mejora sus actuaciones, documentos y actividades, pero es como si en un carro, cada uno de sus caballos tirase para un lado diferente

En  http://www.qmaconsultores.com, como consultores en sistemas de gestión de la calidad ISO 9001 y en la adaptación a la nueva norma ISO 9001:2015, vemos cada vez mas como este perfil de clientes demanda nuestros servicios (normalmente por imposición de un proveedor o de alguna administración pública) y se encuentran con la «grata sorpresa» de que «algo así era justo lo que necesitaban…» Sin duda, los sistemas de gestión de la calidad basados en ISO 9001 son un magnifico referente acerca de las pautas mínimas que toda organización, independientemente de su actividad o tamaño, debería seguir para disponer de unos elementos básicos de control, medición y mejora.

Gracias a nuestra visión empresarial, hace ya años que incorporamos a nuestra organización a personal especializado que ha convertido a Q&MA Consultores actualmente en una organización de referencia en el diseño de software personalizado para Pymes, diseño de Software CRM de Gestión Comercial y diseño de software ISO 9001, adaptando al 100% todos nuestros software a cada cliente gracias a la tecnología cloud que aplicamos en nuestros servicios. Esto además nos ha permitido diseñar paquetes de servicios de ayuda y asesoramiento en la organización de empresas que permite a las Pymes, por apenas 600 euros, acceder a servicios altamente especializados de consultoría en gestión empresarial.

¿Como? Ofreciendo a nuestros clientes única y exclusivamente aquello que necesitan, sin sobre dimensionar los servicios y, por tanto, sin sobre dimensionar los costes para ellos, de forma que, tras mas de 15 años de experiencia, podemos presumir de haber participado. en la implantación, mantenimiento y mejora de sistemas de gestión en mas de 400 clientes en todo el mundo y eso, a día de hoy, pueden decirlo muy pocas empresas de consultoría en España. Esperamos que este Post os haya servido de ayuda y, no lo duden, si siguen haciendo siempre lo mismo, nunca podrán mejorar….