Y tu: escaneas o digitalizas?

Curiosa pregunta a la que sin duda mucho de nosotros dedicarán al menos 30 segundos antes de contestar, como si se tratara de una pregunta “trampa” del Trivial Pursuit… Escanear o Digitalizar? He ahí la cuestión para determinar si los cientos de carpetas en los que estás organizando las copias de seguridad de la información de tu organización se acabarán convirtiendo, con el tiempo, en un laberinto improductivo de imágenes.

El ESCANEO permite “copiar” una imagen, es decir, guardar una fotografía de un documento como imagen en la que ningún programa, hasta la fecha, sería capaz de encontrar ningún tipo de información mas allá del propio nombre del Archivo. Por contra, DIGITALIZACIÓN, permite, mediante el reconocimiento del texto del documento, almacenar no solo una “copia” del mismo, sino almacenar una copia de toda la información del propio documento, visible para posteriores búsquedas y recuperación de la información.

Como ejemplo mas simple, si en nuestra organización guardamos copias de las facturas en PDF y simplemente incluimos en el titulo del archivo el numero de factura o asiento contable, el proceso de búsqueda y recuperación de información en el futuro será mucho mas gravoso y complejo que si esta misma operación la hubiéramos realizado de forma profesional, con reconocimiento interno del texto (conocido comúnmente como Reconocimiento OCR o reconocimiento óptico de caracteres).

Proceso Digitalizacion

Ni que decir tiene que el proceso mecánico empleado en la digitalización es importante, pero una buena gestión documental de la información de nuestra empresa requerirá de muchos mas procesos y controles si queremos que sea realmente eficiente, tal y como se muestra en la imagen que hemos elegido para este post. Una vez digitalizado, el proceso de archivo, categorización e indexación de palabras claves para la búsqueda posterior del archivo son tan o mas importantes como el propio proceso de digitalización.

En Q&MA Consultores, conscientes de la importancia de estos procesos, hemos establecido una alianza estratégica de colaboración con CONSULCOM, una de las mayores organizaciones especializadas de España en Consultoría especializada de Digitalización y Destrucción documental, para difundir y mejorar la cultura de la Digitalización entre nuestros clientes y redes de colaboración.

Esperamos que esta información os ayude y os recordamos que podéis encontrar a los mejores expertos en digitalización y destrucción confidencial en http://www.consulcom.es

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