Tu software trabaja para ti o trabajas tú para tu software?

A punto como estamos de entrar en el año 2016, aún encontramos a cientos de miles de “empresas” y empresarios que posponen la hora de decidir la implementación de un software de gestión, sin darse cuenta que se encuentran con miles de filas en Excells y otros documentos y que a la larga este sistema ya no funcionará, por lo cual cada minuto que dedican a “alimentar” los mismos es tiempo perdido.

Disponer de un software de gestión adecuadamente puede (y debe) aumentar la eficiencia de las ventas de la empresa, pero sobre todo la eficacia de la gestión o el “management”, por lo que si después de poner en marcha un sistema de estas características vemos que no se produce esta mejora es un síntoma de que, sin duda, nos hemos equivocado en la elección. Por ello, la primera recomendación a la hora de analizar un software debe ser siempre como garantiza el proveedor la posibilidad de recuperar los datos introducidos en ficheros fácilmente exportables a otros software del mercado.

improductivo

Señales por las que necesitas un Software en tu Organización

1. No tienes acceso inmediato a cifras sobre tu proceso de venta global hasta que no se han realizado.

Se dedica mucho tiempo a preparar ofertas y proyectos pero no hay posibilidad de analizar los mismos sin dedicar al menos un par de días en “organizar” la información.

2. No sabes cuándo se ha producido el último contacto con cada cliente.

¿Le has mandado una factura por correo? ¿Has hecho una llamada un día después de mandar un correo? Quizás sabes de la última vez que has tenido contacto con el cliente, pero no eres capaz de saber cuando y como lo hiciste….

3. No conoces los problemas del día a día hasta que alguien plantea una queja.

No disponer de un sistema de control de incidencias y quejas de clientes supone perder oportunidades de gestionar a tiempo situaciones que pueden, por eso mismo, acabar derivando en reclamaciones formales.

4. A Martín le tocó el Gordo de Navidad y se ha marchado al Caribe.

Incluso con las mejoras tecnológicas actuales, muchas empresas se arriesgan a perder información muy valiosa si las personas de marchan de la empresa y previamente no se les ha suministrado un medio controlado por la empresa para tratar y gestionar la información.

5. Perdidas de información en envíos de correos, carpetas compartidas, etc.

Enviar, revisar, aprobar ofertas, proyectos y documentos via email supone elevar las probabilidades de perder información o, lo que es peor, de enviar al cliente versiones no definitivas de los proyectos.

En este sentido, entra aquí en juego el CRM (Customer Relationship Management), que es una herramienta que ayuda a construir relaciones con dichos clientes, basando estas relaciones en el ofrecimiento de productos y servicios adaptados a sus necesidades y, principalmente, resolviendo tres problemas:

1.-La falta de comunicación interna y externa.

Es importante que dentro de las empresas no se quede una tarea sin hacer porque quien tiene que hacerla no lo sabía o la pospuso pero no disponía de un sistema que lo avise y se preocupe de que la haga… El CRM ayuda a que la información no se quede en forma de emails aislados, perdida entre los empleados, y centraliza la información.

2.-La baja productividad

Según la consultora McKinsey, “en el trabajo dedicamos el 65% de nuestro tiempo a emails, llamadas y reuniones. Eso deja muy poco tiempo para nuestra propia productividad”. Ese número es suficientemente alto como para que pensemos en formas de trabajar de forma más eficiente.

3.-El poco seguimiento de las ventas potenciales

Dedicamos muchas horas a preparar ofertas y proyectos… no podemos perder las oportunidades ni dejar que los “llámame el mes que viene” de los clientes queden en el olvido. Un buen CRM nos ayudará a registrar el día a día con los clientes para que podamos volver a contactar posteriormente.

Estos problemas, comunes en casi todas las empresas, bajan el rendimiento pero lo más importante es que crean tensiones y discusiones entre las personas. Uno piensa que lo ha hecho otro y el clientes está desatendido, un compañero se lo pasa a otro pero el segundo no se acordó… Al final las relaciones entre los miembros de la organización se deterioran al no disponer de un sistema eficiente de control de tareas y de asignación de actuaciones.

Son tres funciones las que un CRM tiene que tener para aumentar la productividad de una empresa:

  • Presupuestos y ventas: Las ventas son protagonistas en un sistema de gestión de clientes, por lo que es importante que cada comercial tenga acceso al estado de cada una de forma rápida y sencilla.
  • Tareas: Debe existir una sección para poder crear y asignar tareas, tanto a nosotros mismos como a otros compañeros, planificarlas y, sobre todo, un sistema simple e intuitivo que recuerde las tareas que, por una u otra cuestión, no se han realizado en tiempo y forma.
  • Contactos: Cada cliente debe tener una ficha en la que se guardan todas las conversación que se realicen con él o sobre él. Esa ficha puede compartirse con otros miembros de la empresa, ayudando así a tener bajo control la información relacionada con cada uno.

Ventajas Software en la Nube

A la hora de buscar y seleccionar un software de gestión comercial es importante tener en cuenta todas las variables, desde el precio a su usabilidad, pasando por todas las funciones que puedan realmente ahorrar tiempo en nuestro día a día. La nube está permitiendo que muchas empresas, como Q&MA Consultores, ofrezcan soluciones realmente personalizadas a pequeñas organizaciones y empresas para las que, hace apenas 5 años, les sería imposible siquiera imaginarlo debido el alto coste que siempre han tenido. Actualmente por menos de 1.000 euros es posible acceder a software 100% personalizado que integre sus documentos y formularios,modelos y en el que se añadan (y eliminen) tantas funciones como sean necesarias (o no) para mejorar el rendimiento diario de su organización…

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Un comentario en “Tu software trabaja para ti o trabajas tú para tu software?

  1. Saludos, es verdad, en nuestra empresa contratamos a AR Interactive, es una consultora de software que nos desarrollo un software que genera reportes compatibles y es muy eficiente

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