Respuesta correcta: Porque comenzaron a crecer sin asegurarse de estar obteniendo la máxima rentabilidad posible a sus recursos… se acostumbraron a no ser del todo eficientes sin saber que, cuanto mas crecieran, mas crecerían esas ineficiencias y, por tanto, mas dinero perderían…

La Gestión efectiva del tiempo es uno de los puntos clave en el camino hacia la búsqueda de una dirección eficaz y de una empresa eficiente, independientemente de su tamaño, pues incluso, cuanto mas pequeña sea una organización, mas importancia toma esta cuestión, ya que mas productivos y eficientes debemos ser.

Sin duda, la eficacia a la hora de realizar una actividad incide en los beneficios que se consiguen con ella. Esto, traducido, no significa ni mas ni menos que todas aquellas actividades que no aportan valor a los productos o servicios que prestamos son, simplemente, un lastre en términos económicos, y por ello deberían ser reducidas al mínimo.

 

 

Los efectos de una mala gestión del tiempo

Es común que dediquemos más del 50% de esta, a actividades de poca relevancia que aportan pocos beneficios para la organización, mientras que dejamos las realmente urgentes a parte.

Aquí llegamos a un punto problemático, ya que es muy común pensar que el tiempo invertido en una actividad está bien empleado y se tiende a poner en relevancia como urgente la realización de un trabajo en concreto cuando sólo se trata de una actividad secundaria.

A lo largo de la jornada laboral es común que dediquemos más del 50% de esta, a actividades de poca relevancia que aportan pocos beneficios para la organización, mientras que dejamos las realmente urgentes a parte. Esta son actividades que podrían estar de alguna forma automatizadas (Contactos con clientes, facturación, envio de remesas bancarias, control de la prestación de servicios)….

Cuando conseguimos llegar a un equilibrio entre la dedicación al trabajo urgente y al no urgente, dedicando a cada uno de ellos el tiempo que de verdad necesitan, se consigue trabajar de una forma más descansada y efectiva, terminando nuestro trabajo en mucho menos tiempo y siendo de una mejor calidad. Es decir, se consigue una mayor productividad y una mayor velocidad de respuesta.

Consejos para gestionar adecuadamente el tiempo

• Se debe planificar el trabajo a realizar,  estableciendo la rutina de dedicar los últimos minutos de cada jornada a planificar las actividades que se van a realizar al día siguiente.
• Identificar tareas repetitivas a lo largo de un periodo de tiempo que puedan sistematizarse y automatizarse (facturación, elaboración de ofertas, gestión de cobros, controles a / de clientes…)
• Empleo de herramientas ágiles de gestión de tareas, que nos permitan tener un control de las realizadas, pendientes, así como su re-programación.

Sin duda, cada organización debería conocer aquellas actividades ineficientes que le suponen pérdidas de rentabilidad, que son todas aquellas que no incluyen realmente en la generación de nuevos clientes o en la atención directa de los ya existentes.

Las Pymes estamos «condenadas» a ser cada día mas eficientes, a gestionar mas proyectos con menos recursos, optimizando nuestro tiempo y garantizando en todo momento un correcto nivel de calidad en nuestros productos / servicios. Sin duda, disponer de herramientas de gestión que nos permitan planificar, controlar y ejecutar nuestros procesos de forma eficiente nos permitirá obtener mayor capacidad de gestión de clientes hasta el momento de incorporar nuevos recursos a nuestra organización pues.

Un error muy corriente en las Pymes es comenzar a crecer sin un análisis exhaustivo de rentabilidad, es decir, crecer por inercia, sin saber exactamente si estamos obteniendo el máximo beneficio posible a nuestras actividades antes de seguir creciendo pues, de lo contrario, este crecimiento nos generará cada vez mas pérdidas (o menos beneficio) y, por supuesto, menor rentabilidad.